成为知情买家:了解商业软件的真正成本

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这不仅仅是你 - 商业软件的预算很复杂。我们在这里打破它。

作为一个了解商业软件文章图形成本的知情的买家

注意:本文旨在告知我们的读者有关美国的商业相关问题。它绝不是为了提供财政咨询意见或核可具体的行动方针。对于您的具体情况,请咨询您的会计或财务顾问。

在一个理想的世界中,购买软件将直截了当地购买几乎所有其他东西。有一个定价,你付钱,这是它 - 你自己的软件!

如果你已经开始研究不同的软件选项但是,对于您的业务来说,您已经知道这不是那么简单的。软件供应商不仅采用截然不同的定价模式,他们还隐藏了拥有和操作他们的系统所固有的额外成本。

根据A.2019年Capterra调查关于小企业的软件购买趋势,担心成本将超过预算是投资商业软件的顶级内部障碍。除非您知道拥有软件的真正成本,否则超额预算的风险非常真实。

(为了避免超出预算,请查看我们的总拥有成本计算器在这里。)

在这里,我们将分解构成拥有业务软件总成本的五个主要组件。我们的目标吗?澄清软件成本,这样您就可以对您的软件购买决策有信心。

成本要素1:软件许可本身

软件许可——实际拥有和使用软件的成本——有双重荣誉,因为它是软件价格的重要组成部分由于您在缩放业务时,它会急剧地识别绝对的成本。

你会遇到两种主要的软件许可定价模式:永久定价和订阅定价。

永久定价,你先支付一笔钱,以无限期地拥有这个软件(例如,在永恒, 由此得名)。该定价模型已经遍及最长,通常用于部署“内部部署”的软件,这意味着它是下载并存储在您业务的本地计算机或服务器上。

H&R块是永久定价的一个例子。您可以购买这个小型企业税务准备软件一次性支付89.95美元。

订阅的价格,你需要按月或年支付订阅费才能使用软件。如果你停止付款或不续签合同,你将失去使用该软件的能力。这种定价模型更新颖、更流行,经常用于通过云部署的软件(这种部署模型也称为“软件即服务”或“SaaS”)。这意味着它托管在软件供应商自己的服务器上,客户可以通过互联网访问。

请记住:

软件供应商通常提供月度或年度订阅的选择,年度订阅总体上更便宜,以吸引你的长期合同。不过,降低成本并不是必然的。计算一下,看看哪种付款方式对你的情况更便宜。

Basecamp是扁平订阅定价的一个例子。您可以购买这个项目管理系统,每月99美元。

还有三种其他类型的订阅定价,您也可以运行到,费用因不同因素而异:消费,大小和基于用户的定价。

  1. 基于消费定价将您的订阅费与您实际使用软件或其相关服务的费用。Cheddar.该平台采用基于消费的定价方式,每月收取99美元,再根据通过该系统进行的交易数量收取费用。
  2. 基于尺寸的定价将订阅费用与组织的规模绑定,例如有多少员工或客户。WebHR是HR部门的软件平台,使用基于大小的定价。对于一个拥有150名员工的公司,WebHR每月收取每名员工1.85美元。
  3. 基于用户的定价将您的订阅费与您使用该软件的有数量的订阅费。onemape.,工程设计软件使用基于用户的定价;他们的“专业”计划每年为每位用户2,100美元。

请记住:

理解两者的区别很重要命名用户定价和同时用户定价。使用命名用户定价,每个用户都有自己的登录,所有用户都可以同时使用该软件。使用并发用户定价,您可以获得任何人都可以使用的固定数量的登录,但同一时间只能登录这个固定数量的用户。

如果你有一个20人的团队需要同时使用所有的软件,你应该为20个用户采用指定用户定价。但是,如果20个用户中只有5个需要同时使用该软件,那么为5个用户选择并发用户定价可能会更便宜。

在大多数情况下,您的双手将被束缚在您所选择的软件定价模式上。很少有软件供应商会为他们的产品同时提供永久和订阅选项。

尽管如此,您还有选择,或者如果您与订阅产品的永久产品进行比较,权衡每个人的优缺点,以确定哪种型号最适合您的业务。

比较利弊与Perpetual VS.订阅软件定价的表格。

成本要素2:硬件

尽管如此,对于运行您购买的软件的硬件成本来说,它仍然很重要。这对内部部署尤为重要,这可能不仅需要购买服务器来托管软件,而且需要购买使用右操作系统的新设备。换句话说:如果您使用Mac,但您想要的软件是仅限Windows的,这是一个重要的成本来占用。

由于可以通过web浏览器访问,SaaS部署提供了更多的硬件灵活性。电脑、平板电脑或智能手机都可以工作。公司也可以通过允许员工从家里自带设备来节省硬件成本(尽管这应该与全面的自带设备(BYOD)政策相结合,以减少IT漏洞)。

某些类别的软件也需要额外的硬件购买。生物统计学考勤系统例如,使用人的指纹或其他唯一标识符来确保某人是他们声称的人。这些平台需要专门的硬件,以便准确地注册生物识别性。

Uattend的网站上的不同生物时间时钟产品选项。

uAttend在其网站上销售与他们的软件兼容的时间钟(

一些供应商可能要求您使用与他们的软件相关联的硬件,或者您可以自由选择。

成本组成部分3:执行

供应商可以在购买时收取一次性费用以实现软件,并在您的业务中提升它。除基本的安装和设置外,实施成本还可以涵盖需求,如:

  • 定制的软件
  • 从以前的系统迁移
  • 与当前系统集成

如果您可以自己实现软件,供应商可能会放弃这个成本。例如,Odoo它是一个企业资源规划(ERP)平台,如果您需要帮助,除了付费选项外,还提供了一个免费的自助实现选项。

ODOO提供的三种实施选项。

Odoo's实现选项(

一个普遍的经验法则是,内部系统比基于云的系统实现成本更高。更复杂的系统也比基本的应用程序花费更多。

在某些情况下,您在实现上的花费可能与实际软件许可的花费一样多(如果不是更多的话)。询问供应商关于他们的实施方案和相应的费用预算的细节。

成本组成部分#4:培训

虽然软件许可费用通常包括访问帮助指南和支持论坛,但供应商也可能对额外的培训收取额外的可选费用。根据您所选择的软件的复杂性和它对您的业务的重要性,这种培训可能是一项值得的投资,因此您的员工可以迅速熟悉自己的平台。

培训可以以各种格式提供,其范围成本:

  • 向供应商培训网站发送员工
  • 给你的公司带来一个培训师
  • 虚拟网络研讨会会议
  • 自学电子学习课程

知名软件供应商也可能提供认证,用户可以通过获得认证来显示他们对该平台的了解。Salesforce,提供各种各样的证书价格从200美元到6000美元不等。

Salesforce提供的五个不同的管理员认证课程。

的列表Salesforce管理员认证(

无论你选择哪种培训方式,都要确保预算不仅针对最初的用户,也包括那些今后必须学习系统的新员工。

成本要素5:支持

有时,持续的支持也可以是包括维护、升级甚至高级形式的客户服务的单独费用,包括许可证成本。

例如,Adobe客户可以选择加入Adobe白金维护和支持计划,它提供24/7的优先客户支持,年费约为许可证成本的20%。

支持还可以包括咨询的选项,该选项与账户代表对定期与目标进行会面,并如何获得最大的价值。HUBSPOT.营销系统,提供四种不同的咨询选择,每月400美元至1,600美元。

HubSpot提供四种不同的可选咨询套餐。

HUBSPOT咨询选项(

根据它们提供的支持服务,您的供应商可能会承担一些您无法处理的重大管理负担(例如,一些工资单软件供应商可以为您处理您公司的工资单需求)。

权衡内部完成这些任务的成本和外包给软件供应商的成本。

节省软件的最后几点建议

软件定价从来都不像供应商网站上显示的那么简单。隐藏成本很猖獗,除非你对它们进行解释,否则你会发现自己超出了软件预算。

理解构成业务软件真正成本的所有要素将帮助您做好准备并控制成本。

软件预算?查看我们的所有权计算器总成本在这里

这些最终提示可以进一步降低整个价格标签:

  • 总协商。许多供应商,特别是那些公开发布定价的供应商不会出现他们的数字。但有些人会提供折扣如果您询问它,特别是如果您购买增加客户价值的附加或其他服务(更多提示,请查看“成功的软件合同谈判的6个步骤”
  • 将您的功能需求与您的功能密切相关。在您只使用一半功能的软件上花费高度美元不是明智的投资。磨练您的需求,购买符合这些需求的经济实惠的软件,然后随着这些需求的增长而缩放。
  • 仔细监控您的定价层。供应商通常会提供不同的定价层,即支付更多的网络,你便能够获得更多的用户,更多的存储空间,更多的功能等等。如果你超过了当前层的限制,你可能会被迫支付下一层,最昂贵的层的成本。因此,如果您的层分配“10到25个用户”,那么从11个用户增加到12个用户的成本为零,但从25个用户增加到26个用户的成本可能非常高。
  • 仔细研究免费和开源系统。当然存在可行的免费和开源软件系统,但要小心。许多“免费”系统之所以是免费的,只是因为它们对存储、用户或功能施加了重大限制。开源软件仍然需要IT人员进行设置、定制和维护,这需要花费资金。在你做出承诺之前,先读读细则。
如果您想了解更多关于软件购买过程的信息,请查看我们的指南“如何在6个步骤中购买商业软件“如果你已经准备好研究定价,但厌倦了跳出供应商的圈去得到成本数字,我们的分类页面可以提供流行系统的入门定价信息让你开始吧。


注意:本文中提到的软件供应商仅选中了各种软件定价模型,并不作为认可或建议。这些定价策略并不是这些公司的独特,并由许多其他软件供应商提供。

关于Capterra 2019年小型企业软件购买趋势调查的信息

Capterra于2019年9月至10月对129位美国中小企业领袖进行了这项调查。员工人数为2-249人、全企业年收入低于1亿美元的公司按规模进行筛选。他们被要求在过去的12个月内至少购买一个价值5000美元或更多的软件。受访者也被要求至少是办公室经理,在他们的组织中影响软件购买决策。

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关于作者

《阿凡达》

布莱恩·威斯特法

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Capterra首席分析师,涵盖最新的人力资源和招聘软件。三一大学市场营销和经济学学士学位。发表在福布斯,SHRM和TechRepublic。位于奥斯丁。我喜欢柯基犬、烘焙和为我的家乡圣安东尼奥马刺队加油(马刺加油!)加油。

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