项目成功指标:保持项目按时完成和在预算之内完成

如果你问五个不同的人来定义“项目失败”,你可能会得到五个不同的答案。这是因为项目的失败是主观的,由项目的成功标准和在项目结束期间和结束后用来评估其性能的度量标准决定。

如果一个项目符合计划的时间线,那么它就被认为是成功的;如果另一个项目符合最初的预算,那么它就被认为是成功的;但是,如果其他人通过相关的客户满意度水平来衡量成功,而这些项目没有达到客户的期望,每一个都可以被称为失败。

由于失败是主观的,因此将成功标准构建到项目计划中是必不可少的,并且每个利益相关者都在同样的成功定义下对齐。

未对准导致误解,不满和最终的团队分段为孤岛 - 一种无效的方法。

但是,如果每个利益攸关方正在努力朝着同一目标努力,他们就同意哪些限制优先考虑另一个项目,那么每个项目都将成功提供价值。

项目成功指标:保持项目按时完成和在预算之内完成

在本文中,我们将审查五个成功标准,通常用于衡量项目的成功或失败和突出显示您可以用来跟踪性能的工具

如何衡量项目的成功

1.范围

范围是项目的预期结果必须完成的工作来实现这些结果。它概述了预计项目的特定目标,可交付成果,功能等,以及它将需要的任务,截止日期和成本。

如果在项目开始时没有完全定义范围,那么范围应该是不是是您的主要成功标准。想到这一点敏捷的关键商标在开球前缺乏完全定义的要求,所以敏捷项目应该使用不同的指标。

当您增加项目的范围时,您还必须增加预算和/或时间。常常蠕动,利益相关者希望在项目开始后添加要求,但不想妥协其他限制。

有什么风险:根据项目管理研究所(PMI)的2017级脉搏,在过去的一年中,52%的项目经历了范围蠕变报告

如何跟踪范围:在项目计划期间,与涉众一起创建一个工作分解结构:

  • 识别所有项目要求
  • 将要求划分为较小的可交付成果
  • 概述需要完成的任务(和关键资源*)
  • 估计完成每个任务所需的时间
  • 确定项目的关键路径

*资源在理解项目范围方面发挥着重要作用。您必须了解您的团队的带宽,利用关键资源,以及应付费率如何影响预算。

了解关键路径后,资源约束如何影响项目计划,您可以使用甘特图表可视化项目。

看到项目中布局的项目是让所有利益相关者了解项目范围以及在规定的时间和预算方面取得具体要求如何实现所有利益相关者的好方法。

甘特图还作为项目跟踪工具加倍;管理人员可以使用它们来关注性能,并确保项目正在进行轨道以提供预期的范围。

甘特图在雷克概述了推出有机化妆品生产线

概述有机化妆品系列推出的雷克甘特图(

2.安排

计划是您的项目时间表。它不仅包含您的最终关闭日期(或产品发布,视情况而定),而且还包括重要的里程碑和沿途的任务截止日期。

项目超出其初始计划的最常见原因是劳动力劳动。据Gartner称,而不是预计员工向项目提供100%,承认,他们可以将其仅为其可用时间的33%用于项目。

在 ”PPM领导者的资源容量规划:先爬再走“(Gartner客户提供的完整报告),分析师Robert Handler和Mbula Schoen说:

“迫使人们通过过度命令从一个活动跳到另一个不相关的活动,在项目工作的效率和有效性方面强加了20分钟到两个小时的成本。”

为避免计划溢出,您需要计划Slack-or float-in您的时间表和资源容量。

如果时间表是你最重要的成功标准,而你发现自己的时间表开始下滑,你就需要增加预算,让更多的人参与进来,以弥补你的时间损失减少项目的范围,以完成截止日期。

有什么风险:根据PMI发布的《2018年职业脉搏》(Pulse of the Profession),在过去的一年里,48%的项目没有在最初的时间表内完成报告

如何跟踪计划:有许多工具可以帮助您跟踪项目计划,包括甘特图和日历.但重要的是要记住,您还需要监控资源限制。

可以跟踪的具体kpi可以帮助你的项目保持进度,包括:

  • 任务完成的百分比
  • 逾期项目任务
  • 错过了里程碑
  • 安排绩效索引:赚取的价值(EV)/计划值(PV)

查看任务和资源利用TeamGantt

在Teamgantt中查看任务和资源利用率(

3.预算

预算是项目的成本。你估计要花多少钱来完成这项工作?你在这个项目上投入了什么资金?

当项目超出其初始预算时,它几乎总是规划差的结果。你需要识别每一个可能的费用(工资,材料,设计,测试等),估计每条线项的成本,以及计划出错的事情。

为避免成本超支,计划应急进入预算,不仅要考虑意外成本,而且在您的估计结果不准确的情况下也是如此。

大多数专家都同意您应在10到30%的任何地方增加项目预算。如果项目高调,您可能需要额外的风险响应预算。

预算与此处提到的其他成功标准复杂化。如果这是您的主要约束(通常是案例),并且您的实际成本开始超过您的计划支出,您需要在计划,范围和/或客户满意时妥协,以便打破。

有什么风险:根据PMI 2018的专业脉搏,在过去的一年中,43%的项目未在其初始预算内完成报告

如何跟踪预算:要准确跟踪预算,您需要自动化工具,不是电子表格。考虑创建费用数据库,以帮助您将来更准确地估算项目成本。

特定的KPI跟踪,可以帮助您保留预算项目包括:

  • 计划价值
  • 实际成本
  • 所得价值
  • 成本绩效指标:赚取的价值(EV)/实际成本(AC)

查看任务和资源利用TeamGantt

在Mavenlink中查看时间和材料(T&M)性能分析(

4.业务目标的实现

成就业务目标是您的项目如何对其进行业务案例.它是否达到了预期的利益(有形的和无形的)?它是否提供了预期的投资回报(ROI)?

通过数字化带来的快速变化率,业务问题或目的并不罕见,最初激励一个项目随时间转移或完全消失的项目。冗余项目浪费时间,金钱和资源 - 加上,他们不会向您的组织提供任何价值。

有什么风险:根据PMI 2018的专业脉搏,在过去的一年中,31%的项目没有符合其原始业务目标及其业务意图报告

如何追踪成就业务目标:您可能有一个等待绿灯的项目队列。在授予前方的任何倡议之前,有一个跨部门委员会审查业务案件,以确保它仍然与组织目标保持一致。

可以问的问题包括:

  • 项目是否独特?
  • 项目如何与业务目标进行关系?(是高,中等还是低优先级?)
  • 什么是风险返回概况?(高风险,高回报,低风险,低回报)

然后,一旦项目正在进行中,定期审查意图与业务需求需要确保项目最终会提供价值。

根据业务目标对项目进行优先排序的样本矩阵

按业务目标排序的项目示例矩阵

5.客户满意度

客户满意度是指项目结果达到或超过预期的程度。这包括可交付成果的质量、整体客户体验、客户服务,以及整个项目生命周期内内部和外部涉众之间的沟通。

这个成功度量标准批判性重要,但它往往是最多的损害。如果你赢得一个或100次胜利,这是否重要了?这取决于项目,以及表格上的其他成功标准。

然而,请记住,由于埃森哲的全球消费者脉搏,52%的客户在过去的一年中有交换机提供商。调查.交换,68%不会回去。

有什么风险:根据Gartner的2018 IT关键指标数据2018报告(可供Gartner客户提供),26%的内部项目参与者(从CIO到IT人员的范围)不觉得他们充分满足客户的期望,评价他们对客户满意度的看作是“未达到的期望”或“有点令人失望”。

如何跟踪客户满意度:您可以使用几种方式收集和分析客户的反馈,包括:

  • 社交媒体听力
  • 客户调查(包括开放式响应,而不仅仅是一个数字额定值)

根据业务目标对项目进行优先排序的样本矩阵

在Nextiva建立客户满意度调查(

结论

“快速,便宜或良好的选择。”

关于铁三角形的这种谚语是有原因的流行。它仍然适用 - 并且可能比以往任何时候都能变得更真实,并且在混合中添加了额外的利益相关者满意度和实现商业意图的制约。

早期计划,确定哪些项目约束对您的项目最重要,并使您的定义成功标准。

最重要的是,确保每个涉众都在这个指标的成功交付下保持一致,并帮助支持它。

您如何衡量项目的成功?您是否使用其他成功标准来评估性能?请在下面的评论中告诉我。

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关于作者

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艾琳o'loughlin

Eileen O'Loughlin是Capterra的高级项目管理分析师。她的研究有助于小企业利用最新的技术和趋势来解决主要的经营挑战并实现战略目标。她的工作已被引用在各种出版物中,包括Cio.com,ProjectManagement.com,ProjectSatork和Devest Digest。

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