跨功能通信最佳实践,以提高协作

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为您的跨职能团队进行沟通和协作高效且易于您的组织内的战略变化。了解到达那里的一些最好的做法。


前几天,我与互联网有一个争论。我们过于努力,互相指责,不分享房子的责任。我们俩都不会在检查或关心解决问题。我们只是停止了沟通。

为了解决此事,我们俩都为我们的共用厨房供应,而无需协调。我们最终购买了更多的物品,而不是需要,花费额外的钱,并打扰了我们的月度预算。

对于企业来说是一样的。如果您有共同的业务目标和跨职能团队,那么每个团队都必须聚集在一起,并使用他们独特的技能来实现业务目标。

但如果跨职能团队没有互动,有冲突,或者不相互信任,它可以导致管理的项目,结果不佳,令人不满的客户,低业务收入等。

那么你怎么能搞定,然后?您可以遵循某些最佳实践来推动健康的交叉功能沟通合作在你的团队成员中。

交叉功能通信最佳实践

5跨功能通信最佳实践,以提高协作

在努力提高跨职能团队中的沟通和协作时,知道它需要员工的零件以及管理层的努力。我们讨论的最佳实践将为您提供员工水平和管理或组织层面影响变化的提示。

1.有一个框架,用于平滑通信

如果没有框架定义何时何种以及如何沟通和协调,即使您的团队拥有合作和沟通的最佳工具,您也无法期望顺利进行交互和项目交付。

要为交叉功能团队创建通信框架,您需要以下内容:

  • 定义的项目目标,项目里程碑和可交付成果
  • 熟练的跨功能工作流程和预期的相互依赖性
  • 选择通信渠道(在线和离线)
  • 预先定义的项目更新频率和反馈循环
  • 确定每个团队成员的责任并确定决策者
  • 具有迭代和课程校正的范围的进度跟踪和测量过程

您需要按住项目启动会议,以将所有团队成员与上述要素对齐。这将有助于您减轻由于目的缺乏清晰度而导致的潜在冲突。它将提供工作流程的透明度并激励您的团队成员,促进更顺畅的沟通和协调。

2.提供参与论坛以提高透明度

缺乏跨职能沟通和团队之间合作背后的许多原因之一是对彼此的角色和优先事项缺乏了解。然后,在不同的团队中提供的技能集也没有意识到。

考虑持有跨部门介绍会议,并鼓励不同团队的管理人员参加。每个团队都可以简要介绍和非正式地讨论他们正在进行的和即将到来的项目,部门目标和可用技能。这将有助于他们找到共性,确定合作机会,并消除跨部门效率低下。

在一份报告中,Gartner讨论了人力资源部门和通信团队之间的这种合作的一个例子(完整的报告仅适用于Gartner客户)。该报告提到,而人力资源和通信领导人了解彼此的角色配置文件,他们不了解彼此的目标。

因此,建议部门头部坐下来映射其KPI之间的重叠和头脑风暴方式,以互相帮助实现各自的KPI。

3.准备冲突管理到额外折痕

跨职能或多功能团队复杂,结构性多样化,使其能够容易发生冲突。人际关系冲突和跨组冲突是这些团队可能面临的两种主要类型的冲突。

当两个人不同意并且未能和平或积极反应时,人际关系的冲突显得明显。当两组或团队相互矛盾的目标和目标时,互动冲突表现出来。

然而,出于意见差异的冲突并不总是负面,事实上,如果处理得很好,就可以成为变革和增长的积极驱动因素。

以下是帮助您开发功能冲突管理系统的几种方法:

  1. 设置员工咨询系统,其中顾问被分配给每个团队。经历冲突的任何员工都可以寻求这项可信任专业顾问的决议。
  2. 创建模拟团队并开展角色扮演活动,以帮助团队成员了解彼此的观点和促进团队精神。
  3. 任命一个经理,旨在审理员工和团队行为,并在发生冲突或可预见的冲突时介入。
  4. 通过领导谈判,人力资源网络研讨会和员工执教会,促进积极的听力和反应等积极行为。

4.培养教练和指导促进合作

公司往往最终互相支持员工。这让员工专注于自己及其绩效,而不是想要帮助或教练其他人。

另一个Gartner报告说明,公司设定了关注的KPI,专注于个人目标和表演,而不是教练和帮助他人。这增加了员工之间的竞争,因为他们不断尝试彼此倾销。这种行为反对教练和帮助他人并减少同事之间的合作和沟通的机会(完整的报告仅适用于Gartner客户)。

为防止这种情况发生在您的业务中,请重新审视您的绩效指标:

  • 将特定的教练和指导活动或作为个人KPI的举措定义。例如,在团队内部和外部教导他人以开发IT专业知识。
  • 在个人评估中实现共享团队目标的因素,以提高共享问责制。例如,与产品经理和IT团队合作以解决挑战。
  • 提供预期的个人态度和行为来设置基准。例如,与不同的利益相关者共享定期的建设性反馈或经常发送更新。
  • 提供公众认可(通过老年人的电子邮件或促进同伴的同伴故事和在内部网上教练)作为激励,而不是仅仅是财务奖励。

5.成为有效跨职能团队合作的朋友技术

有效的沟通和协作需要多于软技能。如果您的团队没有正确的工具和技术,他们将被困在永无止境的电子邮件中。它可能会更糟交叉功能远程团队

与内部或远程员工的跨职能团队需要帮助他们迅速沟通和实时工作的工具。他们应该能够安排视频通话,行为网页会议,实时聊天,更新和维护中央数据库,并管理工作流程。

一些有用的工具

一些值得探索的工具包括项目管理软件必威精装版官网下载通信工具(如聊天工具会议软件, 和网站会议工具),协作软件, 和文件共享平台

请记住,即使您获得最佳工具,您仍然需要从您的团队和关键利益相关者购买。如果他们没有使用软件工具感到相信或舒适,您的投资将会为您带来负面回报。

减少团队之间的摩擦和抵抗力,使他们更容易过渡到特定工具,这里是收集软件搜索反馈的三种方法从团队中获取软件购买的三种强大方法

最后的想法

当您旨在彻底改变跨职能团队中的通信实践或将组织中的交叉功能通信提升为文化变革时,有一定的提示。

  • 与不同团队的经理面对面,以了解他们的团队在交叉功能沟通时遇到的挑战。您甚至可以调查您的员工了解他们对跨职能沟通的想法以及他们所拥有的挑战。
  • 您需要设置并维护一个持续的过程来评估和审核交叉功能通信。这将有助于您识别和解决跨函数通信的目标和优先事项的转变。您可以与您的团队进行定期会议,以抵御他们在从一个横向职能项目转换到另一个横穿功能期间可能感受到的挑战。
  • 虽然协作和通信框架,工具,最佳实践等将对您提供大量优惠,但您还需要专注于组装合适的团队,提高生产力和有效性。请记住,最好的团队并不总是由个人成就者组成。目标应该是创建一个足够平衡的团队能够很好地运作并有效地合作。

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ankita singh.

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Capterra内容作家,分享客户体验,CRM和项目管理的见解。来自印度德里大学的英语英语。渴望成为世界上最好的意大利面厨师。在出版物中引用的工作,如宽正和校对。我喜欢讲故事,社交和旅行。

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