点菜式的有效沟通方法:哪些工具在一起工作效果最好?

在项目管理社区,我们喜欢使用术语敏捷。

如果你是敏捷的,你就是灵活的、多才多艺的、适应力强的、创新的。

那么,当谈到我们用于项目管理沟通的方法时,为什么我们如此死板呢?

瀑布式项目管理使用大量的文档和大量的电子邮件,而敏捷利用快速的、面对面的会议和协作工具.即使在敏捷,Scrum框架使用面对面会议的另一种变体:站立会议,或每日例会。

但无论你采用哪种项目管理风格,为每个独特的项目选择最有效的沟通工具都是很重要的,因为有效的沟通对项目的成功有着巨大的影响。

如何选择有效沟通工具的正确组合

考虑以下。

根据Gartner的网络研讨会(免费提供商业电子邮件注册),有效沟通的企业:

  • 有19%的市场溢价
  • 获得57%的股东回报
  • 员工敬业度是员工敬业度的4.5倍吗
  • 20%是否更有可能报告更低的营业额

面对如此多的风险,在每种情况下使用最有效的沟通工具比试图坚持一个总体的项目管理风格更重要。

通过从不同的项目管理风格中借鉴最佳的沟通工具,小型企业的领导者可以制定出比整体中任何一个部分都更有效的沟通计划。

有效沟通工具的正确组合

现代项目管理告诉我们这一点瀑布不如因为它非常依赖文档。但是为什么我们不能在有意义的时候,比如当我们有一个长期的、经过证明的过程时,除了我们每天的站立会议之外,使用少量的文档呢?

即使你是最敏捷的团队,仍然有一些情况需要使用电子词汇,比如当你需要快速地向分散的团队发布一次性声明时。

与1989年相比,2019年的通信要复杂得多,当时你基本上必须在打电话、传真或手写信件之间做出选择。现在比以往任何时候都更需要不同的交流方式。

有效的沟通工具 如何选择正确的沟通渠道

“比如,如果发生了高层领导变动,人们很容易就会想,‘我就在内部网上快速发个帖子吧。’”Gartner高级研究分析师Iliyana Hadjistoyanova说.“相反,沟通人员应该这样问,‘我如何确保员工以正确的方式被告知,并感到自己有能力应对这次领导层变动?’”

在这种情况下,这种方法可能包括发送全公司范围的电子邮件,在公司内部网上发布帖子,在团队领导之间召开视频会议。

如果你能从不同的思想流派中挑选出最有效的沟通工具来与你的团队进行最有效的沟通,会怎么样呢?

你可以,以下是方法。

在接下来的五个部分中,我们将介绍五种主要的通信形式:电子邮件、协作工具、视频会议、面对面会议和电话——抱歉,是传真用户。我们将查看何时最好地使用它们,以及何时避免它们,为您提供一个关于广泛的项目管理沟通情况的指南。

1.用于更新大组和发送文件的电子邮件

何时使用:

  • 就影响到组织中每个人但不需要特定回应的问题向大型小组进行更新。
  • 通过邀请和日历活动将收件人引导到更合适的沟通渠道。
  • 将文件交付给不属于您的部门的各方文件共享工具

什么时候不要使用它:

  • 当你需要收件人及时回复时。
  • 当你需要与收件人讨论敏感问题时,例如绩效评估或员工离职事件。
  • 当你们的沟通需要大量的后续对话时。

使用电子邮件进行项目管理沟通的关键是确保你不会留下误解的空间或无情地对待敏感话题。例如,想象一下,如果与你直接共事五年的人在电子邮件中宣布他们要离职,你会作何感想。

同样重要的是要考虑到杂乱的电子邮件。如果你有两种选择,一种是通过一个快速的站立会议或即时消息开始一场六个人之间的讨论,另一种是发起一个不可避免地会扩展到数十条消息的电子邮件线程,为了每个人的理智,请选择前者。

它的优点是:电子邮件的有效性可以通过视频或内部网博客文章来提高,以澄清和扩展电子邮件中所宣布的内容。例如:公司的首席执行官要退休了,或者你正在修改公司的医疗保健计划,所以你群发了一份电子邮件宣布这一消息,然后在市政厅召开视频会议。

2.用于非结构化来回的协作工具

何时使用:

  • 团队内部的非正式讨论。
  • 要求共享信息,如参考文件或会议时间。
  • 不需要立即行动的数字头脑风暴。

什么时候不要使用它:

  • 讨论敏感信息,如业绩或薪酬。
  • 在公共频道上进行一对一的对话。
  • 需要参与者之间广泛合作的头脑风暴。

Web 2.0时代协作工具对于世界各地的敏捷项目管理团队来说,都是天赐之物。过去会导致大量电子邮件的讨论现在可以通过优雅的对话来处理,你需要的时候可以搜索到,不需要的时候就会毫无伤害地消失在背景中。

协作工具还可以让您避免过多的会议。例如:周一早上快速更新团队的日常状态,而不是把所有人都拖进会议室30分钟。

它的优点是:当电子邮件链变得笨拙和偏离原来的主题,是一个项目忍者并引导它到您的协作渠道。您还可以在协作工具中继续以视频会议或真人会议开始的对话,而不是让会议偏离主题。

3.与分散的团队进行面对面的视频会议

何时使用:

  • 分散的决策者之间的计划讨论。
  • 当出差成本太高时,经理和直接下属进行敏感的一对一交流。
  • 在一个时间敏感的项目中分散的合作者之间进行头脑风暴。

什么时候不要使用它:

  • 当你只需要与一个人或小团体签到。
  • 当你传递的信息不需要后续跟进时。
  • 当你有一两个特定的问题要问合作者时。

视频会议(实际上早在20世纪60年代就已经存在了,但是直到50年后才真正可行)非常适用于通常需要面对面会议,但由于旅行费用太高而无法进行的情况。例如:与另一个地方的直接下属讨论年度绩效评估或晋升。

大多数视频会议工具还包括一个屏幕共享功能,使其成为一个理想的工具,以介绍一个团队的新项目管理工具为例。小贴士:提前练习使用视频会议工具,这样你就不必在会议开始的15分钟里纠结于如何设置视频会议了。

它的优点是:假设您正在使用团队协作工具与一位同事进行例行聊天。在交谈过程中,您遇到了项目管理工具中的一个特性,您的同事对此感到困难,或者您开始讨论季度计划电子表格中的一个冲突。这是一个理想的场景,将文本聊天踢到视频会议,这样你就可以深入地解释事情,并分享你的屏幕。

4.面对面/站立会议的快速圆桌会议

何时使用:

  • 当你有多个团队成员在同一个地点,并且出现了需要召开视频会议的情况时(见上文)。
  • 当你有一个清晰的目标,可以在一个小时之内通过与其他决策者面对面的会议来实现。
  • 当你和现场的同事讨论敏感的业务问题时。

什么时候不要使用它:

  • 当一些关键的决策者不能亲自出席。(在这种情况下,您应该考虑将现场人员的现场会议与远程利益相关者的视频会议结合起来。)
  • 当你对会议没有一个具体的目标时。例如,你不需要为了“赶上进度”而开会。
  • 当会议的目标可以通过更有效的方法实现,如电子邮件或协作工具。

面对面的交谈是沟通的终极形式。然而,它远远不是最有效的沟通形式,在项目管理中,效率很重要。

当情况需要和你有时间的时候,面对面的会议总是比其他的选择更好,但是要确保你问自己这五个问题在安排任何面对面的会议之前。

它的优点是:在进行面对面会议之前,使用电子邮件来分发重要文件或演示幻灯片是帮助会议尽可能高效运行的好方法。协作工具还可以很好地为会议中出现的问题提供快速的后续信息。

5.紧急事务电话和会议电话

何时使用:

  • 当有紧急事件发生时,例如在预定时间前不到一小时取消会议。
  • 当你需要召集一个分散的群体进行现场对话时,并不是每个人都有互联网连接或技术来支持视频会议。
  • 当你和利益相关者谈话时,他们告诉你比起其他形式的交流,他们更喜欢打电话。

什么时候不要使用它:

  • 周末、假期或下班后,除非有紧急情况。
  • 当你可以发送电子邮件或即时消息。
  • 当你选择视频会议的时候。视频会议提供了视觉提示和屏幕共享的额外好处。

啊,电话。它可能看起来有些过时,但当你仔细想想,这项技术最先进的版本——强大的智能手机——实际上是这个列表中5种通讯工具中的4种的手持集流器。

但是什么时候使用它的不同特性呢?关键是要了解你的团队。如果一个贡献者总是能快速回复即时信息,并且在他们的智能手机上有团队协作工具,为什么要用侵入性的电话打扰他们呢?

但这里有另一种情况:您要在三小时后与供应商召开一个重要会议,您需要重新安排。你给他们发了一封电子邮件,但两个小时内都没有得到确认。现在是时候让这个可靠的电话脱颖而出了。

它的优点是:大多数最新的网络会议软件允许与会者从他们的电脑作为视频呼叫者加入会议,或者从他们的电话通过拨号加入会议。通过这种方式,您可以将视频会议和电话会议结合起来,既可以享受视频会议的额外好处,又不排除那些远离电脑或在互联网连接不稳定的地区的人。

你有哪些有效的沟通工具?

作为项目经理,您应该对使用工具箱中所有不同的沟通工具有信心。我已经试着列出了一些更常见的场景,当每一个都是最有意义的,当他们最好的工作在一起,但可能性是无限的。

你最喜欢的有效沟通秘诀是什么?视频会议和即时消息?电子邮件加上一点老式的电话?在哪些情况下,您永远不会使用上面列出的一个或多个工具?请在评论中告诉我,或者在Twitter上与我交流@Andrew JosConrad

为了确保您随时掌握最新的项目管理工具和策略,请遵循我们的项目管理博客

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关于作者

《阿凡达》

安德鲁·康拉德

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Capterra资深内容作者,分享关于零售的见解。出版于PSFK,现代零售,巴尔的摩太阳报。奥斯汀移植。我喜欢花时间和我的狗在户外,或在我的充气皮艇漂浮在科罗拉多河上。

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