撰写杀手级项目计划的5个步骤

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不知道如何编写项目计划?本指南可以提供帮助。

标题图像:编写杀手项目计划的5个步骤

在80年代的经典电视剧中A-Team队长汉尼拔经常会在完成任务时说出他的口头语:“我喜欢计划完成的时候。”

除了很多拍摄之外,我们从来没有真正看过这些庞大的计划,除了大量的射击,从未实际击中任何人和一些焊接在一个老棚子里的废料零件。我们从未见过Faceman或B.A.巴丘击中他们的项目管理软件必威精装版官网下载哈希出去了这些高度可疑的计划;每次都奇迹般地走到一起。

但任何好的项目经理都知道没有一个成功的项目,没有坚定的计划。这就是为什么我们需要填写汉尼巴尔和休队留给想象力的原因:如何编写杀手项目计划。

项目规划的重要性

开始一个项目没有一个计划就像去旅行没有地图。你可能最终到达你想去的地方,但不是没有浪费大量的时间和金钱。

项目经理中引用的四大项目故障原因中的四个PMI调查本可以通过更好的项目规划来解决。

项目经理认为项目失败的主要原因

在没有一个良好的计划的情况下开始一个项目会导致范围蠕动、吹预算错过了截止日期。

和你的团队坐下来一起制定一个项目蓝图之前你开始编写代码或砍伐木头,你就可以建立引导你成功的期望。

笔记:所有这些步骤都假定您正在使用项目管理软件必威精装版官网下载帮助团队沟通,计划,预算和范围。项目管理工具也是记录和存储您在下面的步骤中收集的信息的最佳位置。如果您不愿意立即投资于项目管理软件,您可以试水必威精装版官网下载一个自由的选择

如何用5个步骤写项目计划

第1步:定义您的项目

无论你是在设计一个应用程序,还是打开一个新的位置,总是要从定义你真正想要完成的事情开始。但这么做可不像在便利贴上写“我要开一家新的可丽饼店”那么简单。

你的项目定义有六个关键要素:

  1. 目标。您正在尝试通过该项目实现的,外部(利润,市场份额,客户满意度)和内部(改善基础设施,简化流程,员工保留)。用聪明的(具体的,可测量的,可实现的,现实的,有时限的)目标指导方针。
  2. 范围。无论您如何仔细规划,您的项目都将经历变化,以至于您需要处理。而不是试图识别在项目范围内的一切,而不是识别绝对是更容易的出去的范围。这也是确定谁将负责批准/拒绝范围更改的好时机。
  3. 成功标准。什么将确定该项目是否成功或失败?在此步骤中,请参阅目标。共同标准是按时和预算提供的项目,成品满足一定的质量水平,以及解决特定业务问题的分辨率。
  4. 可交付成果。列出项目的基本可交付成果。例如,为您的企业提供一个功能良好的移动应用程序,一个适合客户的薄饼店,或者为您的员工提供一个新的工资系统。尽可能详细。
  5. 要求。确定您需要什么(资源、人员、预算、时间)来满足项目目标并交付一个成功的结果,并在这里记录它。咨询所有的关键利益相关者,确保你没有忘记任何东西。
  6. 时间表。用一个工作分解结构确定需要交付的内容以及何时使用它来建立您的基准计划,项目里程碑和截止日期。

第2步:确定风险,假设和约束

识别潜在的陷阱和挫折之前当它们不可避免地撞击时,它们可以帮助你在波涛汹涌的海面上航行。

在这一阶段,指定一名团队成员负责风险管理。根据项目的规模,这个人可能是你、项目经理或其他项目负责人。重要的是,有人要负责监控你发现的任何风险(例如,错过最后期限,超过预算)。项目管理软件可以必威精装版官网下载做风险管理一个精确的项目定义。

这一阶段(以及一般的项目规划)不仅仅是为了赶在混乱的情况之前。在建立某些假设或约束时,记录它们也很重要,比如可用的资源或项目资金来源。

如果项目必须在正常工作时间完成(不能加班),或者只使用现有资源完成,你的团队必须知道这一点。

步骤3:组织项目人员

这一步是项目计划的核心——毕竟,项目管理主要是人的管理在第一步和第二步中,你做得越彻底,这一步就越容易。

组织你的项目意味着识别并记录以下内容:

  • 顾客。谁将收到最终产品?它们是内部的还是外部的?
  • 利益相关者。这些是对项目成功完成有既得利益的个人或团体。确定涉众将为项目沟通计划提供信息。
  • 角色和责任。建立项目的组织层次结构。谁最终就决定发言?谁负责与客户沟通?谁在项目管理工具中监控预算和计划?谁负责进行实际工作?

第4步:列出您的项目资源

在第一步中,您确定了成功完成项目所需的一些高级要求,您刚刚确定了执行和管理工作所需的人力资源。现在是时候专注于上班所需的特定资源了。

项目资源的例子包括:

  • 科技(电脑、软件、移动设备)
  • 工资
  • 车辆
  • 物理材料

列出您需要的所有资源以及其成本,以通知您的预算和资源管理(只要您的数字准确,您的数据项目管理软件必威精装版官网下载将做这里的重活)。

第五步:建立一个项目沟通计划

所以现在你有了一个明确定义的项目,包括时间表、预算、资源和团队。该上班了,对吧?错了。你还没有一个沟通计划。

差不多的沟通是项目失败的主要原因如果你认为良好的团队沟通是理所当然的,那么这种假设可能会破坏你的整个项目。

这是因为一切都会达到截止日期,留在预算等等,铰链对彼此的沟通,您的利益相关者和客户沟通。

良好的项目通信计划应包括以下内容:

  • 通信目标。给定消息的目标是什么?您是否试图弄清楚特定团队是否有足够的资源,或提醒团队导致重要截止日期即将推出?知道您在击中发送按钮之前尝试完成并允许该消息。
  • 目标受众。沟通中应该包括哪些人?例如,公司的总统可能不需要包含在例行的里程碑更新中,但如果项目超出预算,应该咨询。
  • 通信关键内容。当您与项目团队进行沟通时,每次都应该包含哪些信息?也许你每周向所有的关键涉众发送一个状态更新,包括即将到来的里程碑的进展,重要截止日期的提醒,以及预算/计划状态。在你的沟通计划中记录这些信息。
  • 通信方法和频率。如何交付日常团队通信,以及频率?周五早上每周,或周一下午的双周?通过电子邮件或a协作工具?在项目开始时确定该信息并保持一致。

看看这个详细制定项目沟通计划的指南(有一个清单),以及一些关于如何纠正一些常见的职场沟通问题

现在不要停止:更多项目计划资源

如果你已经注意到你的项目往往会失控,超过预算,错过最后期限,或未能交付成功的最终产品,很可能是糟糕的计划至少是部分原因。

清楚地定义了项目,识别风险,组装团队,收集资源,并起草通信计划将产生巨大的差异。

对于更多项目计划资源,请按照我们的项目管理博客有关项目管理周期每个阶段的提示,从选择新的项目管理系统到决定何时准备建立项目管理办公室。

从这些额外的项目计划资源开始:

寻找项目管理软件?必威精装版官网下载看看卡普雷拉的名单最佳项目管理软件必威精装版官网下载解决方案。

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关于作者

《阿凡达》

安德鲁·康拉德

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Capterra资深内容作者,分享关于零售的见解。出版于PSFK,现代零售,巴尔的摩太阳报。奥斯汀移植。我喜欢花时间和我的狗在户外,或在我的充气皮艇漂浮在科罗拉多河上。

评论

《阿凡达》

这真的很有用且令人生意。无论项目的大小还是复杂性,应始终建立明确的计划。

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