所有项目经理都会犯的3个错误

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“这不是我想要的。”

这是一个短语,没有项目经理希望在向客户提供他或她的最终产品后听到。更频繁的是,这个项目失败是利益相关者管理不佳的直接产品。

复制错误

项目经理在与他们的利益相关者合作时,有一个不幸的常见且避免的错误。我们已经发现了三个错误,并为项目经理制定了一个模板,以便在处理其项目最重要的资产之一时使用。

但首先,什么是利益相关者?

利益相关者是该项目中有一个字面“股权”的个人或团体。利益相关者可能是一名赞助商,债权人,员工,社区,供应商和/或最常见的客户,其中任何可能影响或受到项目影响的人。

错误#1:识别和优先考虑错误的利益相关者

涉众分析的一个关键部分是确定您的涉众是谁,以及他们对您的项目有多大的影响力。如果您错误地识别涉众,那么在设计项目计划时就会丢失重要的意见。未能识别利益相关者也可能产生长期的后果,因为它们已经贬值了,而且预计将来也会贬值。

如果您误解了涉众对项目的重要性,那么就不可能客观而准确地评估他们关于项目应该如何进展的意见。

修复这个错误的第一步是列出影响或可能受到项目影响的人和组织。可能有一些令人惊讶的利益相关者亮相,如首席执行官的妻子,媒体或分析师。

一旦你制定了你的利益相关者是谁,通过他们对项目有多少力量和影响力来绘制它们。Mindtools.提供一个优秀的工具来这样做。

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工具的建议使用利益相关方在图表上的立场来确定如何与其进行沟通和工作。对于低于兴趣和低功率的人,将标签保持在其兴趣水平上,因为它可能会转移,但只能以关键信息更新它们。那些具有高权力和低兴趣的人,努力满足他们,但不要以太多的沟通压倒它们。

对于那些具有高兴趣和低功率的人来说,这个群体想要的最大的事情是信息。让他们了解项目的流程并在进行中更新它们。让他们了解守障碍和成功。

对于高利益、高权力的涉众,也被称为“关键涉众”,让他们充分参与到过程中来,在你的能力范围内做一切事情来满足他们的需求。

错误2:对你的主要利益相关者不现实

这个错误比许多项目经理愿意承认的更常见。项目经理是臭名昭著的对一个项目承诺过多,却没有兑现即使他们知道自己过于乐观。在这些条件下提交的工作往往是草率的、未经测试的、仓促的,甚至可能导致项目失败。这让您和您的利益相关者都感到不满和失望。

对你的团队有很高的期望来说很好 - 这是一个很重要的事情一个增长的心态当管理他人时。但是,与此同说,您必须客观分析截止日期和您的团队完成为他们所阐述的工作的能力。正如我在前一篇文章中写道的那样项目进度的错误

“尽你所能去满足利益相关者的要求,但是要花时间去评估与如此努力地拖延期限相关的风险。如果无法做到,所有相关方,包括你的团队,都会欣赏你的坦诚。”

错误#3:未能拥有集合的利益相关方沟通计划。

根据您的利益相关者对项目的权力和利益,您现在知道如何与利益相关者合作的通信是多么的。但是如果不铺设经常和沟通,项目经理为自己的范围变化,项目延迟和项目故障设置了。

环境利益相关者沟通计划归结为观众意识。花点时间突破每个利益相关者对他们有什么挑战的挑战。例如,构建新办公室的客户可能有兴趣项目如何影响其业务的公共形象。关于环境影响的频繁更新,影响社区的障碍,或积极的社区参与将定期沟通最高优先事项。

根据Capterra项目管理用户研究报告, 66%的组织使用项目管理软件必威精装版官网下载与他们的客户。利用像这样的工具Projecis或者Corasworks让你的涉众及时了解他们所有的关键信息。

更多?

项目经理对他们的利益相关者犯各种各样的错误。我还应该包括什么?你不同意吗?请在下方评论留下你的想法!

头的Abby Kahler.

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关于作者

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瑞秋汉堡

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Rachel是一个涵盖项目管理的前卡斯特拉分析师。

注释

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篇好文章。高水平,但涵盖了大部分要点。
关于确定涉众和确定优先级,我在一些组织中看到的另一个问题是过度确定涉众和确定优先级,这意味着包括了不一定要包括的涉众,或者将他们划分到一个他们不应该参与的高级别。一个场景是同一个团队中有多个业务涉众。他们给项目团队带来了不同的意见,这导致更多的努力花在冲突管理上,甚至可能是潜在的风险。在我看来,应该只邀请一个功能上的涉众加入项目团队。团队期望上的任何冲突都应该在内部一致,而不是将其带到项目团队中。另一种情况是涉众被高估了。例如,他们应该被告知,而不是满足。
在这些情况下,它就在项目经理上,清除利益相关者的名单,并能够说“不”并解释为什么利益攸关方。

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显然,与涉众相关的风险需要用有效的计划来处理,项目经理如何处理完全掌握在他们手中。相反,管理者必须牢记,不要创造这样的情况,可能会导致业务的巨大损失,由于他们的错误的后果。上面提到的是业务经理经常犯的错误,这些错误最终会让他们的利益相关者损害业务。

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雷切尔,你已经讲完了大部分要点。我能想到的一个是未能识别、评估和管理涉众风险。项目经理将需要采用数据驱动的方法,以确保他们对可预见的风险保持正确的认识,并识别可能受到影响的涉众,并适当地聘用他们。

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