资源利用率:小企业做错了什么(以及如何解决它)

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根据一项调查,40%的中小企业(SMBs)将“提高员工生产力”作为到2020年的最高商业目标2017 Capterra顶级技术趋势调查

有很多方法可以提高员工的工作效率,包括在正确的工具上投资增加培训和技能发展。

然而,提高生产力的最直接和经济效益的方式有时是商业领袖的最难理解:给员工少才能做到。在系统中留下“松弛”。

这似乎对大多数SMBS查看资源利用如何违反员工成本与福利,员工需要100%,右图?

错误的。

资源利用率

在未充分利用和过度工作之间有一个最佳点——生产力的真正临界点。

据Gartner分析师汉德勒(Robert Handler)说,利用率在70%至80%之间是最佳水平。如果超过80%,员工的效率就会降低,实际上会让你的组织损失时间和金钱。

在本文中,我们将回顾Handler在2018年高德纳发布的研究报告项目和项目组合管理(PPM)峰会,以及它适用于SMB的方式。

我们还将提出一个五步行动计划,以建立有效的实践,优化资源和最大化生产力在你的小企业。

Gartner教程:'PPM在预算上 - 做得更短的时间更少,需要更少'

Handler会议在Gartner PPM会议上涵盖了三个主要话题:排队理论,最优资源利用率以及项目管理办公室(PMOS)如何在投资组合水平上应用此信息并最大限度地提高价值交付。

大多数小型企业没有PMO,或者不处于项目组合管理级别。然而,排队理论的基础仍然适用,可以帮助中小企业评估他们的劳动力和更有效的人员项目,以优化质量和吞吐量。

排队论:队列是一系列的人或等待服务的东西:通过机场安全的行,等待坐在餐厅,或在高速公路上交通。

等待时间相对于队列的大小增加。如果您在安全方面有50人,那么您将等待超过三个。

当等待服务的人或事物有变异性时,等待时间也增加。如果这一天晚上夫妻夫妻,你将坐下来快速地服务,但如果餐厅需要容纳十分之一的一方,那就需要更长时间。

最后,由于高利用率,等待时间会增加,特别是当它与更改相结合时。

我们每天上下班的路上都会看到这种情况。当交通密度(又称道路利用率)很高时,一个小事故造成的正常交通模式的改变会立即产生灾难性的影响,使交通减速或完全停止。但当交通密度较低时,车辆能够在事故发生时左右移动,对车流的影响较小。

在高流量密度道路与低交通密度道路上发生事故引起的交通拥堵差异

交通密度高的道路与交通密度低的道路因意外而引起的交通挤塞(来源-full报告可供Gartner客户提供)

pm中的排队理论:现在将这个理论应用于项目管理(PM),其中队列包括等待启动和等待完成的项目的任务。

这意味着:

  • 等待时间相对于队列中的任务数量增加。
  • 等待时间受到队列中工作项之间可变性的严重影响。
  • 随着团队的利用率增加(在此上下文中的利用率是团队的利用率是 - 队列中有多少任务,项目和工作项目,等待时间增加

下图显示了将用户故事作为开发项目的一部分完成用户故事所需的平均服务工作。假设工作项的可变性,队列类型(首先,首先)。

列标题(0.25,0.5,1,2,3)代表工作日工作项的大小。因此,估计0.25个工作项目需要两个小时才能完成,估计0.5个工作项需要四个小时才能完成,等等。

行代表了不同级别的团队利用水平的等待时间(以小时为单位)。

估计需要两个小时的任务,在80%的利用率下,将在队列中等待1.5小时并完成3.5小时才能完成(等待时间加上估计时间)。

然而,同样的两个小时的工作项在99%的利用率下将在队列中等待37.1个小时,总共需要39.1个小时才能完成。

数据显示等待时间如何在队列中增加相对于开放式工作项,可变性和高利用率的数量

队列中的等待时间相对于打开工作项的数量、可变性和高利用率而增加

图表基于基于M / M / 1 /∞队列的Kinsman排队公式,其标准变异系数是队列。它假设没有队列优先级排序和稳定到达和出发率。来源-full报告可供Gartner客户提供)

这些数字是惊人的。因此,当您意识到图表时,不考虑诸如衡量工作差额不好的事情,在执行期间制作的错误,或需要重新定位的紧急情况。

当这样的突然变化发生时,等待时间会变得更长,影响的不仅仅是当前的工作项,而是整个等待完成的项队列。

最佳资源利用率:根据汉德勒的说法,生产率的最佳水平是70%到80%的利用率。超过80%,等待时间呈指数级增长,这意味着延迟和成本增加。人们更容易犯错误,这意味着质量降低。

请记住,“利用”就像“繁忙”。它不是努力的同义词。

因此,建议80%的利用并不意味着项目团队应给予80%的努力,然后在下午3点开始前进。该建议是企业计划他们的队列,以使团队80%占用(这是一个自上而下自下而上的努力)。

你的下一个问题可能是,“我们怎么处理其余的20%?”

简单的回答是,你对剩下的20%什么都不用做。正是这种宽松使得系统得以运行。它能让你完成你说要完成的事情。

在一个完美的世界中,每一个估计都将准确。但是,作为处理程序状态,“定义估计是错误的。”

“人类受到称为过度自信偏见的东西。在项目世界中,这意味着他们系统地低估了成本,时间和风险,高估了福利。“

Robert Handler,Gartner分析师

在系统中留下纰漏是对这些错误计算的缓冲。它还为更改或影响队列的计划工作之外发生的事情创建一个缓冲区。

你可以遵循谷歌的例子留出20%的个人项目和创新开放(导致谷歌新闻,Gmail和Adsense的发展)。

或者,如果您真的担心“空闲时间”,您可以创建一个较低优先级工作的队列,即员工可以从早期完成计划的工作。

小企业资源利用率的5步行动计划

现在,您了解从利用过度员工的股份,让我们解决您需要在80%的步骤中规划队列并最大限度地提高生产力。

小企业资源利用率的5步行动计划

小企业资源利用的五步行动计划

第1步:开始跟踪时间和估算努力

首先是首先,您需要基准测试员工填写各种任务需要多长时间。这允许您预测在将来完成相同或类似的任务需要多长时间。

在上一节的图表中,列标题(0.25,0.5,1,2,3)表示以天为单位的工作项的大小。一个0.25的工作项估计需要两个小时才能完成,一个0.5的工作项估计需要四个小时才能完成,以此类推。

要遵循这个模型并使用工作的平均大小来计划您的利用率,开始跟踪时间来完成任务。使用这些初始测量来告知未来的估计数。

TASKS在TIMECAMP中报告,显示多个项目的每项任务的时间

任务报告时间戳,显示多个项目上的每项任务跟踪的时间(来源

专家提示:考虑完成任务所需的技能等级。例如,项目团队中的任何人都可以完成任务,或者它需要特定技能组合吗?这将有助于您识别您的瓶颈资源(见第二步)。

第2步:识别瓶颈资源

瓶颈是供不应求的角色或技能集。例如,您的设计人员或数据分析师将被视为瓶颈资源。

瓶颈定义您的吞吐量,即通过系统或流程移动的工作量和步伐。因此,重要的是要密切监控其利用,以确保它们不会过载,导致栅格。

在评估时帮助您识别和管理瓶颈资源的工具,寻找技能跟踪,预测和请求自动化功能。

在Celoxis中查看资源分配

查看Celoxis的资源分配(来源


步骤3:计算项目工作的可用性和80%的利用率

利用率是相对于可用容量来衡量的。因此,在以80%的利用率执行之前,您需要知道您的资源对于项目工作的可用性。

我们建立了一个工具来帮助你计算这两个:

  • 真正的可用性:资源可以合理地用于项目工作的小时数。
  • 80%利用率:您的资源可以在其表现开始受到影响之前可以花在项目工作中的最佳时间。

进入每年员工的时间为假期,公司假期,病假,行政和培训以及他们在非项目工作中花费的时间。

剩下的真时是我们全年在项目上工作的。80%利用率的输出从该数字计算,然后我们已经将其分解为每周的可用时间进行项目工作。

你可以看到,项目工作的真正可用性通常与我们想象的员工能够投入到项目中的时间有很大的不同。例如,一个表面上被认为有50%可用的资源,实际上在考虑了其他职责后,只有40%可用。

根据Gartner的说法,他们可以在员工时间(电子邮件,响应查询,行政工作,假期,病假,病时等)的所有制约因素。

Gartner(Gartner客户提供的完整报告)

第4步:瓶颈资源和项目团队的研究所阈值

现在,您已经了解了资源的真实可用性,以及在项目工作的性能开始受到影响之前,您可以将资源用于项目工作的最佳小时数,您可以设置阈值来防止超时。

在调度资源和设置阈值时,重要的是要考虑到瓶颈和非瓶颈资源。

让我们来看看一些常见的角色作为一个例子:

计算一些常见角色的工作效率

在此示例中,Sally设计师是您的瓶颈资源。

每年2,080个理论时间,Sally仅适用于项目425小时。

在80%的利用率下,这意味着莎莉可以将340小时专用于项目 - 任何和性能都会受到影响。每周归结为七小时。当在那周的项目工作的七个小时时莎莉最大化时,您不应该开始任何需要设计师的任务或项目。

“坚持要求项目按时开始,尽管缺乏资源,但实际上可以将四个月项目的结束日期扩展到一年。”

Gartner(Gartner客户提供的完整报告)

第5步:计划在80%的80%并管理80%以获得100%的(计划的)工作

最后,请记住,在系统中留下松弛有助于缓冲误差,变化和墨菲的法律(可能会出错,会出错)。

这是一种逼真的策略,了解队列中的内容,所以你完成100%的你打算做什么。根据实际性能数据,考虑到这一目标,在时间内更好的队列和阈值随着时间的推移。

调节80%的利用率是一项全面的业务努力。它需要各种“拥有”此责任的角色,包括:

  • 项目经理和IT经理统计人员,在运营职责中定位,然后提出一个能力的数字。
  • 业务领导、项目经理和IT经理协作,根据资源能力和最佳利用率确定项目计划的优先级。
  • 团队领导,项目团队和瓶颈资源自我约束,诚实地对待完成任务所需的时间,不偷偷工作10个小时。

今天开始

我们的五步行动计划可以帮助您在小型企业中设置有效的实践,以便您可以优化资源并最大限度地提高生产率。

请记住,过度承诺的资源成本为您的组织时间,金钱和价值,同时在系统中留下最佳松弛。

您的团队最佳利用率是多少?你作为缓冲区留下多少懈怠?请在下面的评论中告诉我。


关于CAPTERRA的SCB调查技术趋势的信息

Capterra于2017年4月和5月对699家总部位于美国的中小企业进行了这项调查,这些企业的员工超过10人,年收入不到1亿美元。这项调查不包括非营利组织。合格的受访者是决策者,或有重大影响的决策有关的采购技术为他们的组织。

注:本文所包含的信息是从被认为是可靠的来源获得的。所选择的应用程序是在上下文中显示某个特性的示例,而不是作为背书或推荐。

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关于作者

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艾琳intuition

Eileen O'Loughlin是Capterra的高级项目管理分析师。她的研究有助于小企业利用最新的技术和趋势来解决主要的经营挑战并实现战略目标。她的工作已被引用在各种出版物中,包括Cio.com,ProjectManagement.com,ProjectSatork和Devest Digest。

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