3常见项目协作挑战以及如何避免它们

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避免这些项目合作陷阱不仅仅是团队有效性,而且还有客户满意度。

标题图像显示一台计算机监视器,其中包含三个互联的人图标

在最基本的水平上,项目合作是两个或更多人共同努力实现共同目标。它似乎很简单,对吧?

理论上,是的;在执行中,它几乎从未如此。但是,为什么?经过多年的学校和工作中工作多年,我们会思考,我们都是在合作中的一切。那么交易是多少?

事实是我们不像我们认为的那样善于合作。我们假设有人知道我们在没有检查理解的情况下谈论什么,或者我们得到兴奋并跳过几步,然后必须回溯。

通常情况下,我们没有工作的正确工具花费太久“制作。”

在最好的情况下,协作挑战会花费我们几天的时间。在最坏的情况下,它们可能会导致预算或进度超支,这可能会让我们失去项目,在整个过程中降低团队效率和客户满意度。

为了帮助您避免类似的命运,让我们看看有三个最常见的合作挑战人们面临的项目和解决方法,了解如何克服它们。

如何克服3个常见项目协作挑战

要创建此列表,我们研究了共同的协作陷阱,并向项目领导人伸出援手,以学习其克服这些问题的最佳实践。

1.沟通不良

误解,误解,误解:每次与其他人合作,那么其中一个或多个都有潜力误子发生。

原因如下:就像我们高估自己有效合作的能力一样,我们也倾向于对自己的沟通技巧过度自信。

我们假设每个人都在同一个页面上,所以我们不会花时间去检查是否理解。或者,我们假设人们和我们有相同的知识或观点,所以我们忽略了背景细节。或者,也许(但希望不是)我们认为沟通是单方面的,不寻求利益相关者的支持。

我们的研究,我们已经了解到,沟通不足或差不多的是项目团队面临的1次挑战。和Gallup 2017年美国工作场所报告发现,只有13%的员工非常同意,领导力有效地与本组织的其余部分进行了沟通。

解决方案:

通过参与双向沟通来检查理解。沟通涉及倾听和调整以及讲述。

假设消息被准确地收到并无法寻求从接收器寻求反馈的消息,通信中的通信故障几乎始终源于发件人。但是,如果他们没有担心他们收到的信息,责任也归于接收者提出问题。

Gartner建议使用以下方法来进行有效的职场沟通。(Gartner客户提供的完整报告。)

  • 分享多次通过多次方法(即,过于通信)。传达您留言中的“原因”,“为什么”和“如何”。
  • 。检查的理解。寻求反馈,回答问题,并确认每个人都在同一页上。
  • 适应根据所收到的反馈,根据需要的计划和/或方法。

Dary Merckens爆头

案例故事


戴丽Merckens炮手技术的CTO,分享了他的故事,关于沟通不良以及公司如何汇集该项目协作挑战:

“在过去,我们会失去大约一段时间,因为客户没有明确沟通,或者我们不理解他们所要求的,或(通常)两者。

我们通过快速和清晰的通信优先考虑来克服这一点。这意味着快速响应问题或请求,以及检查理解,以便每个人都在同一页面上。

其次,我们开始跟踪一切。好的项目管理软件必威精装版官网下载是必须的,并且您必须在工具中捕获所有相关信息(我们使用redmine.跟踪一切)。任何据说需要被记住的东西都应该进入软件。人类记忆太缺乏。“

2.缺乏适当的规划

每个工作努力,大或小,都需要规划。这有助于为每个人创建共同的愿景,这对于平滑合作至关重要。

如果您跳过此步骤 - 或者如果您认为您可以根据您的情况弄清楚详细信息 - 您正在设置自己,您的团队和失败的项目。

缺乏适当的规划导致误解,周围的误解是人们的角色和责任,以及相互矛盾的优先事项(关于项目目标,关于如何优先考虑该倡议以及其他工作等问题)。

特别是如果计划涉及到与其他团队或部门合作,您需要进行相应的计划,以便经理知道如何帮助他们的员工将计划和其他正在进行的工作按优先级排列。

解决方案:

不要开始任何工作,直到你进行了一个启动会议,以配合以下事项:

  • 目标/目标:我们试图实现什么或我们试图解决的问题是什么?
  • 范围,时间表,预算/资源我们期望它提供什么样的有形或无形的产品或服务,以及为此需要做哪些工作?需要多长时间,需要多少成本,需要什么资源(例如,人员、角色、技能、部门等)?
  • 成功标准我们将如何衡量这项工作努力的成功或失败?
  • 利益攸关方:这项工作努力的利益相关者是谁?他们的角色,参与程度,影响程度等是多少?
  • 标准化过程:这项计划的流程或工作流程是什么?我们将使用哪些工具来沟通,协作和跟踪我们的进度?
  • 内部和外部依赖关系:这项倡议的范围,时间表和预算/资源可能会影响哪些条件或瓶颈?例如,其他正在进行的项目,关键资源的带宽,即将到来的假期或假期,与供应商/客户一起使用等。

Sandeep Kashyap爆头

案例故事


Sandeep Kashyap.Ricehub的创始人和首席执行官,分享了他对项目规划不佳的故事以及公司如何克服此协作挑战:

“我们最大的合作挑战并没有一个人的真理来源。有时,设计师会创建一个设计,但内容团队不会发现它的标记为传达的消息。

他们没有遵循共同的愿景。两支球队都获得了不同来源的指示。设计团队没有与内容团队实际瞄准的内容保持一致。这也发生在其他部门。

所以我们创造了校对。它成为我们所有项目相关的讨论,文件和校对的中心位置。现在,所有团队成员在开始工作之前提供他们的意见并达到一个有价值的共同点。“

3.不使用正确的工具

电子邮件,电子表格,运营商鸽 - 这些是用于合作的错误工具。对于初学者来说,这些工具不会让人在一起。相反,他们让信息和个人非常淤泥。

他们还有助于误解(例如,长电子邮件线程归功于“回复全部”或忘记命中“回复全部”并将人们离开循环),并且它们不提供工作负载可见性。

基本上,他们只是凌乱(特别是鸽子)。

考虑一下:第1号痛点这导致首次购买商购买项目管理软件是需要提高透明度和问责制的需要,紧随其后的需要改善合作和分解筒仓。必威精装版官网下载

解决方案:

首先,投资正确的工具,然后制定使用它们的沟通计划。

为了找到合适的工具,以下是我们的建议:

  • 评估您的需求。您当前的工具存在哪些痛点?
  • 确定你的“必须拥有”和“好拥有”特性。
  • 根据功能和团队要求创建一个简短的产品名单(您可以使用我们的目录并根据您正在寻找的特定功能筛选产品列表)。
  • 有最终用户演示产品,并根据您的工具要求进行评分。
  • 投资最适合您需求的解决方案。

该解决方案的第二部分是创建(并强制执行)通信计划和工具层次结构。

这是什么意思?好吧,例如,你永远不会摆脱电子邮件。但是您可以通过它使用它的使用方式创建规则。

这意味着如果有人给你发邮件谈论一个项目,要求他们把他们的问题转移到你的共享工具,这样所有与项目相关的交流都存储在同一个地方。将电子邮件用于非紧急或与项目无关的沟通。

大卫白色爆头

案例故事


大卫白是最好的回复媒体的高级项目经理,分享了他没有正确的工具的故事以及公司如何汇票此协作挑战:

“我们面临的一个主要挑战是,人们,特别是远程团队,在快速和经常地交流和分享小块信息方面存在障碍。

为了克服这个问题,我们开始使用松弛公司范围内,以及我们的客户。可以在几分钟内提出并回答快速问题而不是在电子邮件后等待下一个站立或发送电子邮件。

一旦完全实施,我们看到了线框,设计和开发时间缩小了近10%。我们还看到客户满意度评级大幅上升。他们觉得更加从事这个过程,并认为我们更敏感他们的需求。“

项目负责人的额外资源

如果您想了解有关改进项目协作的更多信息,这里有一些关于该主题的其他文章:

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关于作者

《阿凡达》

艾琳o'loughlin

Eileen O'Loughlin是Capterra的高级项目管理分析师。她的研究有助于小企业利用最新的技术和趋势来解决主要的经营挑战并实现战略目标。她的工作已被引用在各种出版物中,包括Cio.com,ProjectManagement.com,ProjectSatork和Devest Digest。

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