如何为您的业务建立正确的项目管理堆栈

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想要高效的项目管理团队的企业应该从创建由正确的工具组成的有效的项目管理堆栈开始。

如何为您的企业建立一个成功的项目管理堆栈

没有两个项目是完全相同的。项目团队也是如此:每个团队都有自己的工作方式、管理过程的特定方式以及不同的沟通风格。

例如,一个敏捷项目团队将通过频繁的反馈和修订来完成工作,这将是高度沟通的。另一方面,一个实践瀑布式项目管理的团队可能不会经常交流,但是会着重于计划和确保期望从一开始就清晰。

即使这两支球队确实遵循相同的项目管理方法,也可能有许多其他差异,例如他们对Kanban或Scrum的偏好。

这些变化使得一刀切的项目管理工具无法服务于每个项目管理团队的不同需求。企业应该考虑构建自己的项目管理堆栈——也称为项目管理技术堆栈——与不同团队的过程和协作实践无缝融合。

什么是项目管理堆栈?

项目管理堆栈是允许团队有效管理项目的相关工具的集合。该堆栈包含的解决方案被设计为相互集成,使它们之间的数据交换无缝。因此,团队不会把时间浪费在重复性的数据收集任务上,而是专注于更具战略性的项目需求。

项目管理筹码解决了群体面临的许多挑战,如风险管理不足的规划,沟通延误和项目失败。

构建正确的项目管理堆栈需要您分析您的企业当前的规模(员工和收入),项目的复杂性,以及对市场上可用的项目管理技术的战略理解。

为了帮助您开始,我们整理了这篇文章,它解释了在探索构建理想项目管理堆栈的解决方案时要记住的关键注意事项。

评估您的项目管理流程

要构建合适的项目管理堆栈,您需要了解您团队的项目管理要求。

与您的团队一起尝试这项练习:

召集项目经理开会讨论现有的项目管理过程和工具。使用白板(a电子白板如果你与一个远程团队一起工作),并使用便利贴和流程图(就像下面的例子)来写下每一个步骤,并可视化流程工作流。

数字白板在MyDraw

在数字白板上可视化项目计划mydraw.

现在,要求您的团队成员指出他们面临挑战的步骤和工作流程。这将有助于您识别瓶颈 - 例如手动流程或无效的沟通 - 妨碍您的团队的效率。

这些挑战领域是您应该在项目管理堆栈的帮助下专注于解决的。


3个领域构成了一个强大的项目管理堆栈

许多解决方案,例如需求管理远程工作软件,属于项目管理软件必威精装版官网下载类别。您应该通过杂乱剪裁,并通过专注于三个核心区域规划,监控和协作来选择合适的工具。

1.计划

在这个初始阶段,项目经理计算交付项目所需的时间、预算和人力技能。这需要使用项目计划工具来确定关键任务的优先级,并为这些任务分配合适的人员。

项目计划软件和资源管理软件是创建成功项目计划所必需的两种类型的项目管理解决方案。

什么是项目计划软件?

项目规划软件允许经理绘制项目的关键路径图。这涉及到将项目分解成一系列任务,并估算完成它们所需的时间。

该软件提供了甘特图、日历、资源调度和通信工具等功能。这些工具的附加功能包括任务管理、预算和费用跟踪。

该软件帮betway安卓手机版助您的项目团队:

  • 在日历上可视化项目时间轴
  • 确定任务优先级和依赖任务
  • 了解风险和瓶颈
  • 与团队成员就项目进度进行沟通

何时考虑项目规划软件:如果您的团队正在寻找用于在时间和预算完成项目的工具,请考虑将项目计划软件添加到项目管理堆栈中。

Wrike关键路径

使用甘特图来映射项目的关键路径Wrike

什么是资源管理软件?必威精装版官网下载

资源管理软件必威精装版官网下载使企业能够有效地跟踪员工的技能和可用性。该工具主要用于计划和优化项目资源(人员)的分配。该工具的主要功能包括员工调度、技能匹配、人员配备预测和时间表管理。

资源管理软件帮助您必威精装版官网下载的项目团队:betway安卓手机版

  • 计划项目的人员分配
  • 了解熟练劳动力的可用性或缺乏情况
  • 跟踪员工完成任务所需的时间

何时考虑资源管理软件:必威精装版官网下载如果您的团队成员同时从事多个项目,并且工作繁忙,您的企业应该考虑向项目管理堆栈中添加资源管理必威精装版官网下载软件。该软件可以帮助项目经理获得瓶颈的可见性,并识别工作分配冲突。

ProWorkflow中的时间和工作分配

查看员工的工作和时间分配ProWorkflow

2.监控

对项目里程碑和目标的持续监控对于项目计划的成功执行是必要的。为了有效地跟踪关键的可交付成果,一组项目监控工具是必要的。

项目跟踪软件和时间和费用软件是有助于成功进行项目监控的两个基本解决方案。

什么是项目跟踪软件?

项目跟踪软件旨在允许企业跟踪项目的不同方面,例如日程安排和预算。该软件附带高级报告功能,允许企业可视化数据和测量项目KPI。

项目跟踪工具可以帮助您的项目团队:

  • 了解项目进度和里程碑的状态
  • 可视化资源利用率
  • 根据过去的项目表现做出决策

何时考虑项目跟踪软件:如果您的项目经理正在遇到范围蠕变,您的业务将考虑将项目跟踪软件添加到项目管理堆栈中,这是项目时间表和预算的爆炸。该软件允许持续监控关键项目指标,并分析过去的项目绩效,以优化未来的项目计划。

跟踪Clarizen的项目报告

跟踪分析仪表板的项目报告Clarizen

什么是时间和费用软件?

时间和费用软件用于跟踪在任务和项目上花费的时间以及录制和处理与项目相关的成本。它提供了打孔时钟,费用跟踪和基于项目的会计等功能,有助于为客户创建发票并识别不必要的项目成本。

时间和费用软件可以帮助您的项目团队:

  • 监控员工工作时间
  • 跟踪与项目相关的材料和旅行费用
  • 查看报告分析员工带宽

何时考虑软件的时间和费用:如果您的团队涉及按小时计费的基于客户的项目,您的业务应考虑向项目管理堆栈添加时间和费用软件。

在Hubstaff的时间和费用管理

时间跟踪和费用管理Hubstaff

4.协作

一个项目的成功取决于团队成员如何有效地相互协作。能够促进团队协作的是专用软件的使用。但是,在添加协作工具对于您的项目管理堆栈——因为市场上有许多解决方案,例如社区软件社交网络软件——避免在不必要的软件上花钱。

下面,我们列出了两个基本的项目协作工具viz。团队通信软件和文档管理软件。必威精装版官网下载

什么是团队沟通软件?

团队通信软件帮助项目成员避免可能导致错过截止日期的通信延迟。该软件具有私人和群聊频道,语音和视频调用,屏幕共享和文件共享等功能。

团队沟通软件可以帮助您的项目团队:

  • 向个人或组发送消息和文件
  • 共享屏幕和演示文稿
  • 在计算机或移动应用程序上进行语音或视频呼叫

何时考虑团队沟通软件:如果您的团队分散在远程,或者涉及到需要不断沟通以澄清疑问、头脑风暴想法或共享项目更新的项目,您的企业应该考虑将团队沟通软件添加到项目管理堆栈中。

小组消息在松弛

集团团队消息松弛

什么是文件管理软件?必威精装版官网下载

文档管理软件必威精装版官网下载帮助企业创建与项目相关的文档和记录的可搜索和组织的存储库。该软件提供了索引、文档权限管理和文档发布等功能,帮助企业创建和编辑文档,并在有组织的数字图书馆中维护文档版本。

文档管理软件可以帮必威精装版官网下载助您的项目团队:

  • 创建文档的数字存储库
  • 将敏感信息保存在安全门户中
  • 控制用户对项目信息的访问

什么时候考虑文档管理软件?必威精装版官网下载如果您的团队处理大量敏感信息,您的业务应该考虑将文档管理软件添加到项目管理堆栈中。必威精装版官网下载该工具有助于为文档创建一个安全、集中的在线库。

eFileCabet中的文档管理仪表板

文档管理仪表板eFileCabinet


这些工具如何相互协作?

这个项目管理堆栈中包含的工具通常通过内置集成、第三方平台或开放API相互集成。这提高了团队的效率,因为他们可以更快地共享和访问项目信息。

例如,当项目跟踪工具上的任务时间线发生更改时,团队成员可以通过团队沟通解决方案立即获得更新。

同样地,来自时间和费用跟踪解决方案的洞察力可以很容易地流入项目规划或资源分配软件,帮助更好地规划未来的项目。


探索项目管理堆栈的工具时要记住什么

本文旨在成为一个入门指南,并提供了组成项目管理堆栈的最基本的工具。为了为您的业务构建正确的项目管理堆栈,您需要评估其他项目管理解决方案和其他考虑事项。

集成:找到提供内置集成的工具是理想的方案。但是,如果没有直接集成,请确保通过第三方平台检查集成的可用性,例如Zapier.IFTTT,Automate.io

如果没有这样的集成,请找出您可以将数据从一个工具传输到另一个工具的容易性。例如,请参阅该软件是否支持用于下载报告的不同文件格式。

特定于行业、过程或大小的软件:当考虑用于项目管理堆栈的工具时,您的业务规模、所属行业以及您遵循的项目管理过程是重要的考虑因素。

例如,项目规划工具如独立式甘特图的解决方案是理想的中小型企业有几个项目,而不是一个完整的套房项目组合管理软件必威精装版官网下载适用于项目范围广泛的大型企业。

同样,某些项目管理工具是为特定行业设计的。例如,软件公司可能会使用bug跟踪工具监控他们开发团队的工作,而像起飞的工具将被建筑公司用来计划完成项目所需的成本和资源。

同行评审:弄清楚用户认为您正在考虑的工具是值得的,因为它很快向您通知您解决方案的优缺点。这可以大大加快您的软件研究,并保存您购买错误的解决方案。

为了进一步提升您的软件选择,请访问第三方软件审核网站。你可以试试我们的平台;它允许基于评审者的工作角色和公司规模等参数来筛选产品评审。

软件寿命:最后,您需要了解所投资的工具的长期使用情况。要在此参数上成功地评估工具,请关键涉众(如IT团队或业务分析师)了解该工具在长期内将成为资产还是负债。


注意:本文中选择的应用程序是在上下文中显示功能的示例,而不是作为认可或建议。他们已经从被认为在出版时可靠的来源获得。

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关于作者

Pritam Tamang.

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Capterra的内容作者,对数字内容营销和技术趋势充满热情。硕士,德里大学。总部设在印度新德里。我喜欢六七十年代的音乐,也喜欢看书。

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