4项目跟踪最佳实践

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没有项目跟踪,你就是在瞎飞。使用这些最佳实践来重新获得控制权。

不明确的

随着年龄的增长,你会越来越意识到几乎所有事情都有这样的说法,尤其是项目管理

例如,“你不能管理你不衡量的东西,”这句话很可能被引用一百万PowerPoint演示文稿甚至还为前纽约市市长迈克·布隆伯格的推特账号增光添色。

这句话是管理思想领袖彼得·德鲁克的观点明确的支持,项目跟踪

用另一种不同的方式来表达这个信息:如果你不跟踪关键指标,你怎么知道你的项目从开始到完成之间的进展情况?你不。

所以,除非你满足于着手一个项目,然后花几个月、几百万去发现它们是否成功,否则你需要在项目进行时跟踪它们。

什么你跟踪吗如何你跟踪它吗?

项目管理软件必威精装版官网下载可以为项目性能提供监督和透明度,但您必须在您使用它的情况下是有目的的。这意味着捕获基线性能指标,以比较稍后的性能,识别和传达目标以及如何测量成功,以及跟踪有限数量的关键绩效指标(KPI),以绘制来自的可操作见解。

项目跟踪的基础

当涉及到项目跟踪时,你应该关注三件主要的事情:

  • 这个项目是否准时完成?
  • 这个项目能在预算内完成吗?
  • 这个项目是否会提供有价值的最终结果?

关键是知道在项目的生命期间要查找的内容,以确定您是否正在追踪这些问题的令人满意的答案。

让你的项目保持正轨的4个最佳实践

根据2018年PMI行业脉搏报告称,公司花费的每一美元中,几乎有10%都浪费在了糟糕的项目绩效上。遵循下面列出的四个项目跟踪最佳实践的企业将节省资金,提高项目质量和按时/按预算交付。

1.使用项目管理软件必威精装版官网下载

就像会计软件是一个主要的帮助企业主,一旦他们输入了所有的财务数据,项目管理软件可以使项目跟踪,一旦你输入了准确的数据,关于你的时间表和预算。必威精装版官网下载

它可能需要一些额外的前期工作,但它最终将通过项目状态指示板在整个项目生命周期中节省大量时间。

例如,这是一个关于如何设置仪表板小部件来跟踪几乎任何内容的教程Wrike,第二个最流行的项目管理软件必威精装版官网下载解决方案根据我们的top20报告:

Wrike中的仪表板小部件(

一旦你奠定了基础并进入了数据 - 例如,你的项目预算和成本 - 仪表板将很快让您知道您在整个项目的生活中。

以下是仪表板的示例,显示了任务状态,发出状态,时间表摘要,里程碑状态,预算状态和逾期项目Zoho的项目

仪表板显示任务状态,发出状态,时间表摘要,里程碑状态,预算状态和Zoho项目中的逾期项目。

zoho项目中显示多个状态的仪表板(

本文对追踪范围,日程安排,预算,业务目标和客户满意度的成功指标进行了深入研究。

2.用你的kpis选择性

除非你是一家拥有无限资源的大型企业,否则你不可能尝试着去追踪每一个KPI。

根据一项Villanova大学博客帖子

“每个项目经理通常都有不同的目标,并且为一个企业运作良好的指标可能不适用于另一个业务。因此,重要的是定制指标并向您的业务的独特需求报告。“

虽然看起来很明显,但你的kpi必须是可量化的。如果能够准确地追踪月亮周期对客户对你的业务的看法的影响,那就太好了,但这在2019年可能不太现实。也许在2025年,它将是,但是)。

选择正确的KPI取决于您的特定业务目标,但这是指导您的一些提示:

  • 与所有关键的利益相关者面谈,以确定他们希望从项目中获得的商业利益。这将让您了解哪些kpi将有助于度量您朝着这些目标的进展(例如,如果一个经理想要一个项目来增加盈利能力,您可以跟踪ROI)。
  • 选择您可以实际度量的kpi。立即消除那些因为资源有限或目标不明确而无法追踪的kpi。
  • 选择可以与其他指标结合在一起的kpi来描绘总体业务轨迹(例如,如果跟踪上市时间、资源利用率和问题解决时间,您将得到一个三维的诊断团队的整体效率)。
  • 将拟议的KPI的候选名单分发给关键利益相关者,以获得他们的反馈和最终验证。

3.确定基准和目标

选择正确的kpis追踪是一个很棒的开始,但你怎么知道数字是好还是坏?通过确定基线和目标。

从范围,预算和时间表的三大支柱开始,具体。您的团队在腰​​带下方的项目越多,因为您可以使用历史数据来提出准确的预期这个项目。

  • 范围。与所有利益相关者面谈,并进行项目开始会议确定和记录项目范围。根据您的项目的形式和所涉及的组织,您甚至可能有一个工作说明书来自客户,明确详细介绍了您的范围。
  • 预算。明确的项目范围将导致一个现实的项目预算。使用项目管理软件中的预算管理功能以确保所有内容都已计入。必威精装版官网下载在这个视频里, PMP Jennifer Bridges提供了建立项目预算的7条建议。

如何创建项目预算(

  • 日程。历史数据将帮助您创建一个现实的计划。如果在一个以前的项目中,您估计了两周的市场研究,并且花了一个月,不要期望通过再次估计两周来改变事情。另外,别忘了在系统中建立松弛.以80%的利用率进行计划,以便按时完成100%的计划工作。

一旦您有了这些具体的数字,并且它们已经被所有的关键涉众批准,将它们置于变更控制之下(确保这些数字不能在没有适当的推理和适当的批准的情况下被更改)。

4.建立一个陷入困境的项目的计划

你可以让一台超级计算机跟踪你的项目,但如果你不利用你得到的信息做点什么,那也不会有什么不同。

如果您选择一些好的kpi来跟踪并建立现实的基线,那么您的项目管理软件将在事情偏离轨道时让您知道。必威精装版官网下载

但是你的项目管理软件不能控制预算,必威精装版官网下载也不能给你的团队打气。也许项目跟踪中最重要的部分是根据你努力追踪的数字行动。

如果你在轨道上,甚至超过目标,那很好。您可以将资源重新分配给其他项目,或扩展当前项目以增加价值。但是如果你超出了范围,超过了预算,落后于计划,或者没有达到你跟踪的kpi,行动是必要的。

Gartner建议以下三管而继的管理陷入困境项目(完整的文章提供给Gartner客户端):

  1. 鼓励早期问题识别和升级。换句话说,只要你识别出困难的迹象,就会尽快与必要的利益相关者沟通恢复计划可以发起,而不是坐在悄悄地希望自己自己变得更好。
  2. 系统地解决项目问题。就像计划一个新的项目一样,建立一个恢复计划,并根据修订的项目时间表定期检查恢复状态。
  3. 启用有效的项目终止。知道什么时候该说一个项目已经从困境走向无望,而不是继续在失败的事业上浪费时间、金钱和资源。咨询所有涉众以确定项目终止的阈值。

你的项目跟踪问题是什么?

你最大的项目跟踪问题是什么?在评论中分享它们,或者在Twitter上找到我(@andrewjosconrad.)所以我们可以在一起寻找解决方案。

并关注我们的项目管理博客,以保持您所有的项目管理技能的敏锐,从处理范围蔓延到改善协作。这里有一些关于项目跟踪的文章可以帮助你开始:


注意:本文中选择的应用程序是在上下文中显示功能的示例,而不是作为认可或建议。他们已经从被认为在出版时可靠的来源获得。

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安德鲁·康拉德

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Capterra资深内容作者,分享关于零售的见解。出版于PSFK,现代零售,巴尔的摩太阳报。奥斯汀移植。我喜欢花时间和我的狗在户外,或在我的充气皮艇漂浮在科罗拉多河上。

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