3管理范围蠕变的提示

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潜入您的项目并破坏您的预算和截止日期是困境的范围蠕变吗?用这些提示反击。

用于管理范围蠕变的英雄形象

它悄然无害地开始,在这里渗透到您的项目中,在此添加的功能,一些镀金在那里。很快,您的项目是一周的时间表,预算超过10%,似乎开始关注自己的思想。

这是项目经理的噩梦,它隐藏在阴影中,并在您最不期待的时候发生:范围蔓延。

根据PMI的2018次职业报告的脉搏,超过五年前,超过一半的已完成项目(52%)经历了范围蠕变或“对项目范围的不受控制的变化”,近10%。

范围渐变会导致资源的浪费、客户的失望和团队的崩溃。更大的问题是什么?这是不可避免的,因为人性和现实的不断变化。尽管一直存在项目管理这个问题,项目经理似乎基本上不确定如何处理它。

在一项针对300多个组织的调查中,PM解决方案研究发现“小公司的项目经理面临的最大挑战是项目范围不够清晰(44%)。”

但范围蠕变的不可避免性并不意味着它是一个无法控制的问题,你只需要接受,或者你应该坐下来慢慢地破坏所有项目。

业务领导和项目经理如果承认范围蔓延是不可避免的,但是提前制定了应对它的计划,就可以将其负面影响降到最低。

什么是范围蔓延?

范围渐变是指允许项目通过添加功能或其他未被所有涉众同意的工作而超出其最初计划的预算和截止日期。

范围渐变本质上是不可取的。这是对既定计划的无理偏离,(本质上)是在没有通过适当渠道的情况下违反项目合同。但请允许我暂时唱反调。

如果我们在一起做一个项目,你想到了一个新功能,可以真正地改进它,使最终产品对客户更有价值,那该怎么办?当然,这个新想法可能会让我们超过截止日期,花费更多,但如果我们只能严格地朝着预先确定的结果前进,我们还能变得伟大吗?

啊,魔鬼的倡导者,你是一个明智而有趣的人。

这就是范围蔓延的问题。在某些情况下,范围渐变能够以按时和按预算交付为代价改进项目。但是,作为项目经理,您的工作是确定什么时候范围渐变是可接受的净收益,以及什么时候您必须坚持维护项目的原始范围。

你怎么能管理范围蠕变?

让我们来看看一些策略,以确保当范围蠕动后方的丑陋头部时保持鞋面。

1.使用项目管理软件建立范围必威精装版官网下载

如果你凭直觉管理项目,很容易让事情失控。一切都按照你在餐巾纸上潦草写下的计划开始,但接下来你就知道你的末日科幻电影的制作7500万美元超出预算是因为有人用人工海水围起来。

项目管理软件必威精装版官网下载帮助您提前设定预算和截止日期,概述功能和范围,并通过仪表板和提醒坚持您的计划。

显示组合仪表板的MS项目2016的截图

MS Project 2016显示项目仪表板的截图(来源)

方法如下:

在你的项目开球会议,您和您的团队决定项目章程、范围、主要可交付成果、风险、预算、资源和截止日期。

然后,您将所有这些数字输入到项目管理软件中。必威精装版官网下载

Now, whenever an extra feature is under consideration, you can estimate how much it’ll cost and how long it would take to deliver, then enter those numbers into your software, which can immediately tell you how far over budget and past deadline this extra feature will impact your original plan.

从那里,您可以访问您的客户,并不仅让他们了解您正在考虑的功能以及为什么,但它将如何影响底线。

2.重量增加了成本和时间

把自己放在一个监督新填字游戏应用程序的项目经理的鞋子中。原始项目计划要求在三个月内完成应用程序,总费用为60,000美元,以下最低可行产品(MVP)特点:

  • 允许用户输入线索和字母数以获得可能的答案的接口。
  • Android和iOS兼容性
  • 用于货币化的广告功能

现在,想象一下这两种情况:

场景A:你的一个项目负责人要求再增加一个月的制作时间和1万美元的预算,为你的填字游戏应用添加VR耳机支持。

场景B:你的一个项目领导告诉你,苹果推出一个iOS更新会影响应用程序的安全。如果你几天添加到生产计划的劳动力成本约1000美元,开发团队可以确保您的应用程序将与新的iOS更新工作顺利和安全。

这些示例表明,并非所有范围渐变都是相同的。在场景A中,项目经理可以控制事情,而不会屈服于范围渐变,而在场景B中,增加的价值是值得成本的。

虽然这是一个很明显的例子,但您将在每个项目中遇到更细微的细节情况。

如果在特定情况下难以决定是否允许范围蔓延,您将需要运行一个成本效益分析。在其他情况下,您可以依靠您过去的经验并问自己,“这个附加特性的好处值得推迟项目的交付并超出预算吗?”

3.坚持发布日期,而不是计划

敏捷项目管理都是关于制定一个计划,然后灵活地执行它。

管理范围渐变意味着按时并按预算交付质量项目,但是在过程中允许变更。

在“规划敏捷项目”中(Gartner客户提供全文),Gartner的Nathan Wilson写道:

范围渐变的处理方法是对工作进行筛选和排序,只做最重要的项目。项目进展中的挫折是通过减少交付的功能数量来处理的,而不是扩展项目。”

换句话说:按照最重要的是最重要的工作完成工作。这样,当你反对截止日期时,你可以生产最低可行的产品而不是要求更多的时间,因为尚未完成的东西。

威尔逊解释说:

“这为项目提供了一个内置的应变计划。如果开发落后于计划,敏捷项目可以提供更少的功能,仍然可以提出预期的日期,预算和质量......因为敏捷项目首先提供最重要的功能,他们总是为投资的时间和资源提供最大的业务价值。“

作为这一点的一个必然结果,在偶然的情况下,您及早完成了最重要的(必需的)工作,并且在预算的范围内,您的团队可以使用额外的时间和金钱,通过开发额外的功能来为项目增加价值。

这就是为什么它很重要在系统中留有余地,以80%的容量进行计划

管理范围蔓延的3步清单


  1. 召开项目启动会议,确定MVP、预算和截止日期,然后把这些信息输入你的项目管理软件必威精装版官网下载。以80%的能力计划,以100%的时间完成计划中的工作。
  2. 当范围蠕变不可避免地爬进时,问问自己:“这种额外的功能是值得延迟项目的交付并运行预算吗?”
  3. 将预算,截止日期和MVP视为您正在处理的固定限制。首先完成最重要的工作,以确保您在截止日期内有一个释放的产品。

您管理范围蠕动的提示是什么?

世界上有两种类型的项目经理:那些用范围蠕变挣扎的人和那些拒绝的人。

如何管理范围蔓延抬头时的必然?我很乐意在评论中听到你的建议。

保持对范围的控制——以及其他让项目经理夜不能寐的事情——跟踪我们的项目管理博客

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安德鲁·康拉德

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高级内容作家@ Capterra,分享零售的见解。在PSFK,现代零售和巴尔的摩太阳发表。奥斯汀移植。我喜欢在我的狗外花时间外面或漂浮在我充气皮划艇上的科罗拉多河上。

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