规划终极虚拟会议的5个技巧

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2020年将随着年度虚拟会议占据中心阶段。随着对Covid-19的担忧继续,公司正在重新评估大型聚会,而是在虚拟世界中进行业务。

规划终极虚拟会议的5个技巧

执行良好,虚拟会议可以使地理上分散的团队能够协作,解决问题,并将工作作为一个组完成。然而,效率低下,浪费时间,导致劳动力和脱离员工。

领导人必须考虑虚拟沟通的独特挑战,以便在每次会议上充分利用他们的团队。以下是规划成功的虚拟会议的一些最佳实践。

建议1:制定计划

对于任何会议,这是正确的,但在您在各个地点呼叫与会者时,甚至更相关。

对于每一次虚拟会议,提前制定计划是很重要的,这样参会者就知道会发生什么,以及他们将如何参与到对话中来。以下是一些关键的最佳实践:

  • 提前分享您的议程:在会议前送达与会者的议程,因此他们对准备内容的预期明确。在您在会议期间,提供关于关键谈话点以及您将在会议期间提供的任何相关文件,文件或研究的详细信息。
  • 如果适用,在会议前为与会者提供查看文档或添加评论的机会:给每个人平等的机会为会议做出贡献。您可以通过像谷歌Drive这样的文档管理工具来实现这一点。无论是幻灯片、视频还是年度报告,使用Dropbox和Box这样的文件共享工具可以确保每个人都参与其中。
  • 提供对将如何管理虚拟空间的期望:确保所有与会者都在同一页面上有关如何进行虚拟会议的同一页面。例如,与会者应该在其他人发言时静音他们的视频吗?是预期的讨论还是会议主要由演示者领导?

技巧2:提前计划

在不同时间表和时区的与会者的协调时间可能具有挑战性。以下是确保每个人在同一计划页面上的一些建议:

  • 选择适合每个人时区的时间框架:例如,如果您在纽约和伦敦期待与会者,则在纽约和下午1点安排会议的理想时间。在伦敦。
  • 使用帮助您选择合适的时间框架的工具:弄清楚谁在什么时候可以令人困惑。考虑使用而不是让时区变得更好任命调度软件帮助所有与会者自动识别时区。
  • 提前安排会议:与会者越来越令人震惊的会议,他们将不太可能调度冲突。如果您必须安排最后一分钟的会议,请务必检查所有与会者是否有时间块打开。

提示#3:为虚拟会议建立礼仪

练习适当的礼仪可以为一个无缝且富有成效的虚拟会议奠定基础。为了确保会议顺利进行,主持人和与会者在每次虚拟会议前都应该遵循以下一些礼仪:

  • 在会议前测试所有的技术:提前检查你的会议联系。这包括视频、Wi-Fi和屏幕共享功能。如果可能的话,在会议开始前10分钟左右建立连接。
  • 通过视频面对面交流:确保虚拟会议上的每个成员都可以看到彼此。55%的沟通是肢体语言研究显示,另外38%是语调。面对面的视频会议要比用没有实体的声音在电话上开会更私人,而且它也有助于建立更多的关系。它还允许参与者捕捉肢体语言和暗示,比如某人什么时候讲完了,或者他们是否正在停顿。

提示#4:让参与者订婚

如果你的听众不参与,所有的安排和计划都是徒劳的。以下是我们的建议,可以让你的团队参加虚拟会议:

  • 为随意的交谈留出空间:不要急于打断会议一开始就很自然的闲聊。它为远程团队提供了一个机会,让他们在进入业务之前能够进行个人层面的交流——就像面对面交流一样。
  • 介绍推动参与的方法:通过创造参与的机会,鼓励每个人表现得像在前排一样。例如,参与者可以有机会在虚拟会议开始前提交问题。如果有必要,您还可以执行一个投票或鼓励更多的问题通过在线聊天。
  • 经常询问问题:在整个会议上不断检查,让参与者有机会分享并确保他们关注。而不是询问开放式问题,明确在您所在的要求。例如,而不是“你对这个工具有什么看法?”你应该选择:“你认为这个工具是否有助于生产力?”

技巧5:跟进

就像办公室会议一样,茶水间的讨论也可以像会议本身一样说明问题。你可以这样做,以确保沟通清晰,没有困惑:

  • 用饮水机对话来结束谈话:在会议结束前约五到十分钟,如果他们有任何进一步的问题或疑虑,请询问您的团队。这是当参与者开放以分享他们的保留或疑虑。在与您的团队之后,您可以通过跟进电子邮件来分享他们的团队:关​​于会议所涵盖的内容,并进行了哪些关键决策,以及什么行动你的团队需要。
  • 问一下为什么会议可以变得更好:自己送货。有什么用?什么缩短了?您不必在这些不太正式的会议中申请上述所有原则,但花时间诚实地倾听,评估和修改将确保未来最成功的会议。

为您的虚拟会议选择正确的软件

无论是一个Web会议软件或者项目管理软件必威精装版官网下载,有各种技术工具,可以帮助您进行富有成效和高效的虚拟会议。

关键在于确定哪些工具适合您的团队。在选择工具时,问问自己:

  • 我的虚拟会议需要成功的关键功能是什么?例如,您是否需要每个人同时协作处理一个文档?那么谷歌Docs是可能的解决方案。您是否需要团队成员实时查看演示?然后屏幕共享软件是给你的。
  • 您的虚拟会议的平均与会者人数是多少?一对一虚拟会议所需的会议软件与允许你主持超过15名员工的会议的软件有很大不同。确保网络会议或你正在考虑的会议能够提供这种灵活性。

你的虚拟会议策略是什么?

跟我们说说你的虚拟会议策略。你能分享一些举办成功虚拟会议的最佳实践吗?连接不同房间或不同大陆的与会者的最佳方法是什么?请在下面的评论中分享吧。

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